Cara Membuat Rencana dan Action Plan yang Efektif

Bagian Pertama: Buat Rencana Anda!

1. Tetaplah ingat bahwa rencana Anda dapat berubah seiring saat Anda bekerja, tetaplah fleksibel.
2. Pastikan bahwa sasaran Anda adalah S.M.A.R.T. untuk memastikan bahwa rencana Anda efektif:
   • Specific : sasaran kinerja harus bersifat spesifik. Artinya harus secara rinci dan detil menggambarkan apa yang ingin kita raih. Demikian juga, jika kita hendak merumuskan sasaran untuk menyelesaikan sebuah projek/kegiatan maka kita perlu menyebutkan jenis projeknya secara detil dan cakupan tugas yang akan dikerjakan.
   • Measurable : terukur. Sasaran kinerja yang kita susun dapat diukur. Ukuran yang dicantumkan bisa berupa volume, rupiah, persentase, atau angka nominal.
   • Achieveable artinya target yang ditetapkan masih bisa dicapai dengan dukungan sumber daya yang tersedia. Aspek yang ketiga ini amat berkaitan dengan proses penetapan target.
   • Relevant : sasaran kinerja yang ditetapkan bersifat relevan dengan tugas pokok dan tanggung jawab yang diemban oleh pegawai. Prinsip ini meminta kita untuk menyusun sasaran-sasaran kinerja yang fokus dan relevan dengan tugas utama pekerjaan, atau tujuan utama unit kerja dimana kita berada. Dengan demikian, sasaran yang ditetapkan juga menjadi lebih tajam dan bersifat kritikal bagi peningkatan kinerja bisnis secara keseluruhan.
   • Time-bound artinya sasaran kinerja yang kita susun memiliki target waktu yang jelas. Kapan projek atau kegiatan ini harus selesai. Apakah minggu pertama atau kedua bulan ini, ataukah minggu terakhir bulan depan. Target waktu ini juga bisa diterapkan pada pekerjaan-pekerjaan yang bersifat rutin. Misal kapan laporan bulanan harus selesai tiap bulannya. Atau kapan saja proses pemeliharaan rutin harus dilakukan.

Tetapkan Milestone Terukur

Jadilah spesifik dan realistis dalam perencanaan Anda. Memiliki tujuan spesifik hanyalah permulaannya: Anda harus spesifik dan realistis dalam setiap aspek proyek Anda – misalnya, dengan menyatakan jadwal, milestone, dan hasil akhir yang spesifik dan dapat dicapai. Mmilestone menandai tahapan signifikan di sepanjang jalan untuk mencapai tujuan akhir Anda. Buat milestone dengan mudah dimulai di akhir (pencapaian tujuan) dan kerjakan perjalanan Anda ke belakang ke hari dan keadaan Anda saat ini.

Memiliki milestone dapat membantu Anda – dan jika berlaku, tim Anda – tetap termotivasi dengan memecah pekerjaan menjadi bagian yang lebih kecil dan sasaran yang nyata sehingga Anda tidak perlu menunggu sampai proyek benar-benar selesai untuk merasa seolah-olah Anda telah mencapai sesuatu. Jangan menyisakan terlalu banyak waktu atau terlalu sedikit waktu antara pencapaian – jaraknya dua minggu terpisah telah terbukti efektif

Pisahkan tugas-tugas besar menjadi bagian-bagian yang lebih kecil dan lebih mudah dikelola. Beberapa tugas atau milestone mungkin tampak lebih menakutkan untuk dicapai daripada yang lain. Jika Anda merasa kewalahan dengan tugas yang besar, Anda dapat membantu meredakan kecemasan dan membuatnya merasa lebih bisa dilakukan dengan memecahnya menjadi potongan yang lebih kecil dan lebih mudah dikelola.

Buat Representasi Visual

Buat daftar terjadwal. Buat daftar tugas yang perlu Anda selesaikan untuk mencapai milestone pencapaian Anda. Daftar itu sendiri tidak akan efektif – Anda harus menulis daftar ini ke dalam garis waktu yang terkait dengan tindakan yang spesifik dan realistis.

Masukkan garis waktu pada semuanya. Tanpa kerangka waktu dan tenggat waktu tertentu, pekerjaan pasti akan berkembang untuk mengisi waktu yang ditentukan, dan beberapa tugas mungkin tidak akan pernah selesai. Tidak peduli apa item tindakan yang Anda pilih untuk fase mana dari rencana tindakan Anda, penting bahwa kerangka waktu dilekatkan pada semuanya.

Setelah Anda mendaftarkan item tindakan dan menetapkan garis waktu tertentu, langkah selanjutnya adalah membuat beberapa jenis representasi visual dari rencana Anda. Anda mungkin menggunakan diagram alur, bagan Gantt, spreadsheet, atau jenis alat bisnis lainnya untuk mencapai hal ini. Pertahankan representasi visual ini di tempat yang mudah dijangkau – bahkan di dinding di kantor atau ruang belajar Anda, jika memungkinkan.

Buat Catatan

Tandai hal-hal saat Anda pergi. Menandai hal-hal ketika Anda pergi tidak hanya akan memuaskan, itu akan membantu Anda tetap pada jalur agar Anda lupa apa yang sudah Anda lakukan. Ini sangat penting jika Anda bekerja dengan orang lain. Jika Anda bekerja dengan orang lain, Anda dapat mempertimbangkan untuk menggunakan dokumen online bersama sehingga semua orang dapat memeriksa di mana pun mereka berada.

Catat semua hal. Saat Anda mengerjakan rencana tindakan Anda, simpan catatan dari semuanya. Anda mungkin merasa terbantu untuk memiliki map dengan berbagai tab di dalamnya untuk memisahkan aspek-aspek berbeda dari proses perencanaan Anda. Beberapa contoh bagian: Ide/catatan, Jadwal harian, Jadwal Bulanan, Kontak, dan lainnya.

Jangan Berhenti

Jangan berhenti sampai Anda mencapai tujuan akhir Anda. Setelah rencana Anda ditetapkan dan dibagikan dengan tim (jika ada), dan milestone Anda dijadwalkan, langkah selanjutnya adalah sederhana: ambil tindakan harian untuk mencapai tujuan Anda. Meskipun Anda ingin tetap gigih, Anda juga harus fleksibel. Sepertinya kejadian tak terduga akan muncul yang mengharuskan Anda untuk mengubah jadwal atau rencana Anda.

Ubah tanggal jika Anda harus, tetapi jangan pernah menyerah pada tujuan Anda. Kadang-kadang, keadaan atau kejadian yang tak terduga dapat muncul yang melemparkan kunci dalam kemampuan Anda untuk memenuhi tenggat waktu, menyelesaikan tugas dan mencapai tujuan Anda. Jika ini terjadi, jangan berkecil hati – perbaiki rencana Anda dan terus bekerja untuk memenuhi target dan bergerak maju.

Bagian Kedua: Atur Waktu Anda!

Siapkan diri Anda perencanan yang baik. Apakah ini aplikasi atau buku, Anda membutuhkan perencana yang akan memungkinkan Anda merencanakan waktu berdasarkan jam, setiap hari dalam seminggu. Pastikan mudah dibaca dan mudah digunakan, jika tidak Anda mungkin tidak akan menggunakannya.

Siapkan Perencanaan yang Baik

Hindari daftar yang harus dilakukan. Jadi Anda memiliki daftar panjang hal yang harus dilakukan, tetapi kapan Anda akan melakukannya? Daftar agenda tidak seefektif penjadwalan tugas Anda. Ketika Anda menjadwalkan tugas Anda, Anda meluangkan waktu untuk menyelesaikannya.

Pelajari cara memblokir waktu. Menghalangi waktu Anda membantu Anda mendapatkan gagasan yang lebih realistis tentang berapa banyak waktu yang Anda miliki dalam sehari. Mulai dengan tugas prioritas tertinggi Anda dan bekerja mundur.

Jadwalkan waktu untuk liburan dan istirahat. Penelitian telah menunjukkan bahwa penjadwalan bahkan waktu luang Anda dapat membantu meningkatkan kepuasan Anda terhadap kehidupan. Ini juga telah terbukti bahwa jam kerja yang panjang (50+ jam seminggu) malah membuat Anda kurang produktif. Sisihkan waktu untuk merencanakan hari minggu Anda. Banyak ahli menyarankan waktu penjadwalan tepat pada awal minggu Anda untuk duduk dan merencanakan minggu Anda. Jika Anda menemukan jadwal Anda ketat, Anda mungkin perlu menurunkan beberapa rencana prioritas bawah Anda.

Buat Rencana untuk Antisipasi

Setel waktu di hari Anda di mana Anda akan memeriksa email atau media sosial Anda. Bersikaplah tegas pada diri sendiri, karena mungkin saja kehilangan jam hanya dengan memeriksa setiap beberapa menit di sana-sini. Dengan hal ini Anda dapat fokus terhadap tugas-tugas penting.

Bagian Ketiga: Tetaplah Termotivasi

Menjadi positif. Tetap positif adalah hal mendasar untuk mencapai tujuan Anda. Percayalah pada diri sendiri dan orang-orang di sekitar Anda. Lawan pembicaraan negatif apa pun dengan afirmasi positif. Selain bersikap positif, Anda akan mendapat manfaat dari mengelilingi diri Anda dengan orang-orang yang positif. Penelitian telah menunjukkan bahwa seiring waktu, Anda mengadopsi kebiasaan orang-orang dengan siapa Anda menghabiskan paling banyak waktu, jadi pilihlah perusahaan Anda dengan bijak.

Hadiahi diri Anda sendiri. Ini sangat penting untuk dilakukan setiap kali Anda mencapai milestone. Berikan hadiah nyata kepada Anda – misalnya, makan malam yang menyenangkan di restoran favorit Anda ketika Anda mencapai milestone dua minggu pertama Anda, atau pijat punggung untuk pencapaian dua bulan Anda.

Seorang pakar menyarankan memberi uang kepada teman dan memberi tahu mereka bahwa mereka hanya dapat memberikannya kepada Anda jika Anda menyelesaikan tugas yang diberikan pada waktu tertentu. Jika Anda tidak menyelesaikan tugas, teman Anda menyimpan uang.